Większość z nas prawdopodobnie dojeżdża do miejsca pracy. Czy pracodawca  powinien pokryć koszty naszej podróży? Na to pytanie postaramy się odpowiedzieć w poniższym artykule.

Zgodnie z prawem, niezależnie od wysokości pensji pracownika, pracodawca powinien zwracać część kosztów za dojazdy do pracy środkami komunikacji miejskiej i rowerem. Pracodawca nie jest jednak zobowiązany pokrywać koszty dojazdu do pracy własnym środkiem lokomocji. Może to zrobić to dobrowolnie, a w niektórych przypadkach zgodnie z wytycznymi zbiorowego układu pracy danego sektora.

Przypominam, że w takiej sytuacji warto sprawdzić regulamin pracy, który pracownik otrzymuje przy podpisywaniu umowy. W regulaminie pracy powinno być opisane jakim systemem pracodawca się posługuje przy obliczaniu zwrotu kosztów za dojazd do pracy.

Pociągiem do pracy

Podróż pociągiem do pracy wiąże się z wysokimi kosztami. Pracodawca jest zobowiązany zwrócić cześć tego kosztu. Zwrot będzie wahał się w granicach 75% kosztu biletu lub abonamentu. W niektórych sektorach, zbiorowy układ pracy narzuca zwrot wszystkich kosztów lub wyższych procentowo. 

Zwrot obowiązuje także przy „łączonych” trasach, czyli pociąg/autobus lub pociąg/metro lub pociąg/tramwaj. Jest jednak ograniczenie do 150km.

Metro, tramwaj, autobus

W wypadku tych środków komunikacji miejskiej pracodawca zwraca koszt, jeśli trasa do pracy wynosi ponad 5km licząc od przystanku, na którym pracownik wsiada. Wysokość zwrotu kosztów zależy od przyjętej formuły, której pracodawca używa, a mianowicie: zwrot  zależny od odległości lub zwrot ryczałtowy (średnia w procentach). Suma będzie się wahać między 71.8% a 75% kosztu biletu na pociąg na daną odległość.

Jeśli trasę pokonujemy różnymi środkami komunikacji miejskiej, to obliczenie kosztów będzie oparte na ilości kilometrów całej trasy lub na każdy środek transportu osobno.
Formuły obliczeniowe zależą po części od pracodawcy lub są narzucone przez zbiorowy układ pracy w danym sektorze.

Jada na rowerze

Jeśli pracownik dojeżdża do pracy rowerem, pracodawca, ogólnie rzecz biorąc, nie jest zobowiązany płacić mu za dojazdy, chociaż większość pracodawców tak robi. Wtedy zwrot kosztu dojazdu lub wynagrodzenie za dojazd rowerem wynosi €0.20 za kilometr.
W tym przypadku niektóre zbiorowe układy pracy mają własne ustalenia co do wynagrodzenia rowerowego.

Dojazd do pracy własnym samochodem

Nie ma ogólnej reguły zwrotu kosztów dojazdu do pracy własnym samochodem. Większość zbiorowych układów pracy ma swoje własne wytyczne i zobowiązuje pracodawcę do zwrotu tych kosztów. Suma równa jest przeważnie sumie zwrotu kosztów jaka by miała miejsce za dojazd pociągiem.

Także carpooling (wspólny dojazd do pracy samochodem) podlega tej formule. Każda z osób w samochodzie otrzymuje wynagrodzenie za dojazd do pracy, jednak tylko właściciel samochodu otrzyma na to ulgę podatkową.

W niektórych sektorach istnieje także dodatkowe wynagrodzenie za dojazdy na budowę. W sektorze budowlanym pracownik otrzymuje 100% wynagrodzenia kosztów dojazdu do pracy (do zakładu) oraz €0.037km za dojazd na budowę i powrót do zakładu.

Jeśli pracownik musi przemieszczać się swoim autem w celach służbowych, ma prawo do wynagrodzenia kosztów. Ten koszt nie jest zaliczany do pensji i nie podlega ozusowaniu ani opodatkowaniu. Zwrot wynosi (2009) €0.3169/km.

Czy zwrot kosztów dojazdu do pracy jest opodatkowany?

Jeśli pracownicy korzystają z ryczałtowego zwrotu kosztów, to wtedy opodatkowanie wygląda następująco:
- za środki komunikacji miejskiej: zwolniony z podatku
- za carpooling: zwolniony z podatku
- za własny środek lokomocji: zwolniony do €350 zwrotu rocznie
- za rower: zwolniony, jeśli zwrot nie przekracza €0.20/km

Jeżeli pracownicy nie korzystają z ryczałtowego zwrotu kosztów, lecz wybierają zwrot realnie poniesionych kosztów, wtedy podlegają opodatkowaniu, ponieważ to wynagrodzenie jest uznane jako część ich pensji.

Aby dowiedzieć się jak dokładny zwracane są kosztów dojazdu do pracy, pracownik powinien dobrze zapoznać się z regulaminem pracy w swojej firmie.

Jowita Sokolowska
Senior Consultant ADMB International
Zródło ADMB Studiedienst